Личное планирование

Этот пост - часть моей постоянной рассылки “Уложиться в срок”. Подписывайтесь и будете получать каждый месяц по одному письму от меня, с информацией о проектном менеджменте :)

Чувствуете себя продуктивным? А если запишите список всех задач, которые нужно сделать, и сравните с тем, что вы сделаете в конце дня?

Если посмотреть на рабочий день менеджера, то его день разбит на множество мелких промежутков. Еще и в состоянии “все горит”. В дополнение, ситуацию может усилить случай, когда вы не можете отказать всем входящим запросам:

• Можешь посчитать данные за прошлый квартал?
• Да, конечно (это же моя работа)
• Встречу с Заказчиком запланировал?
• Нет, но сделаю это в течение часа (ну а кто еще, если не я, это же моя обязанность?)
• Заказчик ответил по нашему последнему предложению?
• Нет еще, держу на контроле
• Напомни ему в конце дня
• Да, ок (и так бы сделал)

2-минутный диалог и в список дел на сегодня добавилось несколько задач. Еще с командой дейлик не провели при этом, чтобы узнать что происходит в команде и проекте.

В конце дня подсчитываете количество продолбанных задач, возникает чувство вины что обещали сделать, и не сделали, а это скажется на вашей карьере. Поглядываете на книжку - Джедайские техники, которую обещаете себе начать читать завтра, потому что уже пора. Хорошо, что пришло письмо, где за 15 минут можно узнать что с этим делать :)

А зачем оно мне?

Прежде, чем переходить к инструментам и практикам личного планирования, я бы попросил ответить вас (для себя же) на вопрос: Какой цели я хочу добиться, улучшив способности для личного планирования?

И давайте посмотрим на варианты возможных ответов:

• Хочу успевать делать все, что запланировал.
• Хочу иметь больше свободного времени.
• Хочу быть более продуктивным.
• Хочу чтобы меня заметили и повысили (как эффективного менеджера).

И чтобы достигнуть какую-либо из этих целей, необязательно использовать какие-либо инструменты и практики “личного планирования”. Вероятно, ваша проблема может лежать совсем в другой плоскости (например, нет времени на самореализацию, потому что вы погрязли в рутине. И проблема в этом примере не “рутина”, а “отсутствие самореализации”), и эта статья просто проинформирует вас о способах, но никак не поможет с вашим беспокойством.

Возможно, распланировав ваш день, освободившись от загрузки - вы начнете чувствовать себя бесполезным и это чувство будет вызывать у вас бОльший дискомфорт, чем мысли об отсутствии навыка планирования вашего времени.

Тем не менее, статья будет разбита на практики и инструменты, которые скорее вторичны для достижения цели. Важнее цель - зачем вам применять эти рекомендации.

Практики

Планирование в начале дня

Что вы делаете, когда начинаете ваш рабочий день? Открываете почту, рабочий чат, документ который не закончили вчера. И это сразу поглощает вас - там сразу будет задача, которая требует от вас немедленного включения, почувствовать себя важным. Обязательно будет.

Мне кажется, что это одна из частых проблем - начинать день без понимания, что вы ходите сделать сегодня. Работа же будет всегда.

Выделите 15 минут, для того чтобы понять:

• Что вам сегодня нужно сделать?
• Кому вы обещали позвонить / написать сегодня?
• Если есть встречи - нужно ли подготовиться к ним? Это тоже задача.
• Что нужно вам проконтролировать? Узнать, спросить, проверить.
• Что с вашими личными делами? (позвонить, записаться на прием к врачу, забрать по пути, заказать)
• Что будете делать дальше? Проверять чаты и почту - задача.
• Запланировать следующий день или день сегодняшний. Это тоже задача, которая требует внимания.
• Есть задачи, которые вам нужно начать делать заранее?

Суть этого упражнения - выгрузить из головы все, между чем вы пытаетесь балансировать, и вспомнить то, что требует времени дополнительно (такие задачи, как “подготовиться ко встрече”), но редко уделяется этому внимание. Замечали ли вы за собой состояние, когда вы в панике перебираете 2-3 задачи в голове, чтобы выбрать с которой начать? В итоге не выбрали, потому что вас отвлек звонок или коллега :)

Дополнительная мотивация - после этой задачи в начале дня - ваша задача “Планирование дня” уже выполнена. Хорошее начало дня!

Ограничение задач

Сколько получилось у вас задач в списке на день? 10? 20?

А сколько реально в день вы можете выполнить? Я эмпирически выяснил, что для меня это число 8, если растянут рабочий день на 4 дополнительных часа - будет 12-14 задач. Это мой лимит. Даже с учетом задач “Проверить рабочие чаты”, “Запланировать рабочий день”.

Почему так? (капитанские объяснения)

• Каждая задача на выполнение требует время (банальное планирование дня - это 15 минут, 1/4 часа, 1/32 всего рабочего дня).
• Переключение между задачами не происходит мгновенно. Каждое переключение - это потеря времени на то, чтобы создать контекст в вашей голове, вспомнить все что было до, выстроить зависимости. На это уходит еще до 15 минут.
• Каждый раз, когда вас отрывают от задачи (сообщение в чате, телефон, коллега подошел спросить что-то) - вас вырывают из задачи, и вы снова тратите время на то, чтобы погрузиться в нее (создать контекст). На примере задачи “Планирование дня”, такая задача уже будет занимать 1/16 рабочего дня (15 минут + 15 минут).
• Вам перерыв нужен? Наверное да - а это не учитывается в вашем графике.
• Следующая задача займет у вас 1 час времени, а у вас осталось 10 минут до встречи, пойду передохну, свежим воздухом подышу.

Таким образом, имеющийся список задач нужно приоритизировать:

• Какие задачи вам нужно выполнить именно сегодня?
• Какие задачи требуют переноса на следующий день?
• Какие задачи требуют уведомления о том, что вы не сделаете ее в срок?
• Может уже есть задачи, которые можно делегировать?
• А может есть задачи, которые и не очень важные и их можно выкинуть и забыть?

Давайте предположим, что осталось 10 задач у вас на день. Можно перейти к следующей практике оптимизации, ну или закрыть письмо и начать выполнять задачи :)

Блокирование времени

Каждая задача требует время на ее выполнение. А держа в голове просто список задач, мы не можем представить - сколько требуется времени на их выполнение.

Поэтому, можно взять каждую задачу и заблокировать время на ее выполнение:

• Проверить Почту, чаты - 15 минут.
• Планирование дня - 15 минут.
• Написать письмо клиенту - 20-30 минут.
• Собраться с командой на дейлик - 15 минут.
• Подготовиться ко встрече - 15 минут.
• Провести встречу - 30-40 минут.
• …

Выше уже 2 часа потрачено. В реальности это растянется на первую половину дня до обеда, а вы не сделали практически ничего важного. Зато задачки выполнили - получили быстрый дофамин.

Тем не менее, может получиться так, что после планирования времени на выполнение каждой задачи в календаре - количество задач на день сократится еще.

Что взять первым в работу?

Как вы чувствуете себя в конце дня? Вы не разгружали вагоны, не делали тяжелую работу. Переключались между задачами, гасили пожары. Принимали решения - выполняли вашу работу. Но вы устали. И в конце дня уже нет сил взять в работу задачу по написанию сложного письма или документа (требующего полного вовлечения и концентрации). Переносите на завтрашнее утро. Утро у вас начинается с почты, дейлика, разбора мгновенных проблем…

Удивительно и контритуитивно, но начинайте с самой сложной задачи в начале дня. Вы полны сил, мыслей - в этом состоянии гораздо проще сделать первый шаг для старта. А это самое сложное :). Вам легче сфокусироваться на задаче, вы не ищите путей отлучиться от нее, чтобы набрать быстрый дофамин (почитать новости, посмотреть чатики). Если же вы откладываете на конец - читайте абзац выше.

Простые задачи, которые понятно как сделать, которые не требуют творческого подхода - их хочется выполнить. Они простые. В этой практике вы можете столкнуться с прокрастинацией, когда зная, что у вас впереди будет сложная задача, вы постоянно откладываете ее начинание. Может я сначала чатики посмотрю, клиенту напишу, задачку поставлю, а потом пойду напишу документ на 10 страниц. Ловушка.

Чтобы побороть прокрастинацию - есть вариант сосредоточиться не на результате (мне нужно написать Отчет по проекту за прошлый квартал), а на процессе (15 минут пишу документ, а там будет видно). И здесь вы помогаете себе (своему мозгу) - сложно написать отчет и вспомнить все, что было в прошлом квартале, гораздо проще потратить 15 минут на эту задачу. Наверняка, вам знакома эта практика - это практика Помодоро / Помидорки. По ссылке есть вольный перевод от автора этой практики, где он подробно расписывает его исследование. Интересно прочитать.

Задачи, которые входят без стука

В работе менеджера, это неизбежное. Взяв на себя ответственность за других людей, за команду, вы часть вашего времени безоговорочно отдаете им. Поэтому, у вас будут всегда задачи, которые вы не ждете, вы не планировали. Что-то нужно вашему руководству / заказчику / вашей команде. Вы - точка входа в команду для таких задач, и вы не можете это предсказать. Это нужно принять, научиться с этим жить и правильно реагировать.

1. Давайте разберем возможную тактику, когда к вам приходит незапланированная задача. Основу этой тактики, составляет Матрица Эйзенхауэра. Она простая, и понятная. В этом ее удобство. Не буду рассказывать о принципах ее работы, но обратите внимание на задачи, которые попадают в квадрант “Неважные” и “Несрочные”. Вероятно - это позволит просто не захламлять ваш фокус такими задачами.

   

2. Еще одна ситуация, когда ваша команда неспособна принимать решения самостоятельно и требует вашего участия в принятии решений. Или вам досталась такая команда, или вы хотите, чтобы так было. Так или иначе, не буду рассматривать вариант когда вы хотите чувствовать себя важным и хотите освободить себя от этого. Поэтому в случае, когда команде нужна помощь:

   • Не реагируйте мгновенно на подобные запросы - дайте время решить команде самостоятельно эту проблему. Вероятно, она будет решена самостоятельно командой.
   • Верните задачу обратно, вопросом: “Есть идеи, как ты бы мог/могла решить эту проблему”?

   Подобная ситуация отлично обыграна в Симуляторе тимлида - попробуйте выиграть, когда у вас будет свободное время.

3. И что немаловажно в этой ситуации - если у вас появилась новая задача сегодня - что-то вам нужно убрать из запланированного, потому что емкость вашего дня не изменилась. Если задача поступила от руководства, можно упростить себе процесс приоритизации и задать встречный вопрос: “Если эту задачу нужно выполнить сегодня, то что я могу сделать в другой день А или Б?”. Может быть сработает в вашем случае :)

   А что будет, если вы скажите “Нет” на задачу? Потому что вы загружены? Каждый раз, когда вы говорите “Да” на все входящие задачи и запросы - вы показываете, что у вас есть свободный ресурс, и ваш ресурс пытаются утилизировать.

4. Если вы пообещали что-то на следующий день (сказали, “Да, сделаю”), эту задачу нельзя выкинуть - запишите это. В противном случае, задача станет срочной в самый неподходящий для вас момент. Или же, в день, когда у этой задачи будет срок, утром вы обнаружите, что она не нужна и просто напросто удалите из списка задач.

5. Говоря о внезапных задачах, очень часто они вызваны эмоциональными порывами. Их нужно сделать здесь и сейчас. И именно здесь и сейчас они важны. В случае с такими задачами - лучшая стратегия - отложить и забыть. Или же, дополнительно провалидировать: ответить себе на вопрос - зачем вам нужно выполнить эту задачу? Она приближает вас к вашей цели? Это совпадает с тем, для чего вы применяете методы личного планирования? Если ответ “Нет” - видимо, отложить и забыть.

Состояние потока

Каждый раз, когда вы отвлекаетесь - вы выходите из контекста. Контекст - это связи в голове, это задача, над которой вы работали в текущий момент времени, это последовательность действий, которые вы выполнили и нужно выполнить. У вас зазвонил телефон, всплыло уведомление о новом письме - вы перевели фокус внимания на этот раздражитель и контекст потерян. Вернуться обратно в контекст - минут 15 и ваша задача растянулась :)

Решение - убирать все раздражители:

• На телефоне включить режим Фокусировки (iOS, Android).
• Тоже самое сделать на Windows.
• Отключить push-уведомления в чатах (личных и корпоративных).
• Использовать приложения, которые позволяют это сделать.
• Уйти в комнату (убрать телефон).

Важно перебороть чувство, когда вы хотите быть постоянно нужным. Возможно, именно это чувство движет вами, когда вы реагируете на все push уведомления, звонки и проходящих мимо коллег. Об этом очень кратко рассказано в книге: “Поток: Психология оптимального переживания”.

Подвести итог дня

Здесь важны инструменты, которые вы используете. Когда наступает конец дня - полезно уделить 10 минут на то, чтобы понять - какой у вас был день? Какие задачи вы выполнили? Сколько задач вы выполнили? Что-то важное перепланировали? Как вы себя чувствуете? Сколько задач получилось закрыть? Вы чувствуете, что день был эффективным?

Если смотреть на работу менеджера - подвести итог дня - это способ борьбы с выгоранием. Это способ увидеть результат своей работы не через 2-3 месяцев, когда сдан очередной этап проекта, а сегодня. Поэтому - видеть список выполненных задач за день, видеть результат своей работы - это еще одна практика личного планирования.

Еще немного про практики

Процесс личного планирования - комплексный. Просто планируя день и не уделяя внимание внезапно влетающим задачам - ваш бэклог переполнится. Не уделяя внимание планированию дня - вы в конце дня будете обнаруживать, что потратили время на разговоры, а не на “полезную” работу. Забивая день задачами “под завязку” - вы не избавитесь от чувства вашей неэффективности и будете искать все больше инструментов и практик, которые должны “повлиять” на вашу эффективность.

И в целом, если вы все еще готовы инвестировать свое время и внимание в личное планирование, то вам могут помочь следующие инструменты.

Инструменты

Здесь я скажу, что инструменты абсолютно не важны =) Если вы следуете практикам выше, то инструменты - вторичны. В свое время у меня инструментом был Лист бумаги, свернутый пополам (одного листа хватало на 4 дня). Лимит был - одна половина. Закончилось место - закончились задачи на этот день.

Инструментов же бесчисленное множество, которые упрощают вашу жизнь для соблюдения практик выше. Рассмотрю лишь те, которые использую я.

ToDoist

Моя первая выполненная задача датируется 2017 годом в этом приложении.

Много времени мне потребовалось на то, чтобы заменить мои листы бумаги на ToDoist, в конечном итоге - получилось, потому что (сравните это с практиками, описанные выше):

• Возможно горячими клавишами добавить мгновенно задачу, с указанием проекта и срока.
• Кросс-платформенное - работает в web, на мобильном устройстве и даже на часах (то, чего не хватало листу бумаги).
• Водно количество задач на сегодня (не более 8-10 задач в день, в моем случае), как планируемых к выполнению, так и выполненные (для рефлексии в конце дня).
• Возможность устанавливать длительность задачи.
• Интеграция с календарями (не использую).
• Использование совместных списков (командных / семейных).
• Выделение задач на сегодня и на следующие дни (обратите внимание - у меня на сегодня 12 задач).
• Применение приоритетов, в том числе по матрице Эйзенхауэра.

Быстрое добавление задачи в ToDoist

В целом, можно использовать любой другой инструмент для этого. Microsoft To Do или Apple Notes тоже популярны, но на мой они взгляд не закрывают всех практик, которые нужны мне.

Бывают плохие дни, когда планирование не работает. Но об этом в конце статьи.

Плохой день, когда ничего не помогает для планирования…

ToDoist научил меня одной полезной практикой. Каждый раз, когда в конце дня у меня остается невыполненная задача - я ее переношу на следующий день и понижаю приоритет. После третьего переноса задача оказывается в “Неважно и несрочно”, что означает она не нужна. К этому моменту уже происходит осознание, что эту задачу можно удалить :)

RescueTime

В 2010 я был сильно озабочен ростом времени, которое я тратил на социальные сети. Я поставил себе цель - не более 2 часов в день тратить на них, поскольку это уже переходило в зависимости. Для этого мне требовалось отслеживать фактические траты. В результате установил эту утилиту и забыл. Вспоминаю, когда хочу убедиться, что я не трачу время бесполезно.

Утилита позволяет:

• Отслеживать ваше активное окно за компьютером в текущий момент времени.
• Позволяет разделить по категориям активные приложения: работа в MS Outlook - это высокоэффективная деятельность, а вот страница vk.com - это очень разрушительно для продуктивности.
• Строит статистику за последние 3 месяца (в бесплатной версии) и за все время в платной.
• Рассчитывает Коэффициент продуктивности, основанный на расчете затраченного времени в той или иной системе.
• Позволяет ставить цели (например, в моем случае - меньше 2х часов в день в соц.сетях).

Ценность утилиты возрастает с каждым месяцем использования, поскольку это дает вам возможность видеть тренды. Например, сейчас я вижу, что моя эффективность с годами не меняется (она держится в районе 64 единиц, в среднем по году).

Toggl Track

Нашел, что этой утилитой я пользуюсь с апреля 2017 года, но вот в 2023 году мои данные удалили из-за неактивности :(. Тем не менее - суть Toggl Track – осознанный трэкинг вашего времени. С разделением на проекты, задачи. В сравнении с RescueTime, здесь дополнительно можно указать, что вы делали оффлайн (проводили встречу и с кем), уточнить что именно вы делали в MS Word (писали или делали ревью документа).

Утилита направлена именно на вашу осознанность и работает только когда вы понимаете зачем вы ее используете. Моя мотивация была все также определить - сколько времени я трачу на нерабочие активности (соц.сети, чтение новостей, например), а сколько на встречи и другие рабочие активности.

Недельный отчет из Toggl Track

Позволяет вам:

• Кросс-платформенное. Запустили таймер на компьютере, отключили с телефона.
• Редактирование активностей (вдруг вы забыли остановить или начать таймер).
• Разделить время между различными проектами (что такое проект - вы определяете сами) и типами активностей (встречи, чтение, написание документов).
• Если вы фрилансер - еще и время в деньгах измерять, разделять между клиентами :)

Утилита позволяет найти инсайты - а сколько времени вы тратите на ту или иную активность? Сколько минут или часов в день вы реально тратите на разбор почты или чатов? Сколько времени вы встречаетесь с заказчиками, сколько с командой? Сколько времени вы работаете, а сколько времени у вас тратится на переключение контекста?

Максимальное время, которое я регистрировал за 1 неделю - это 36 часов, с учетом активностей во внерабочее время. Обычная ситуация, когда полезной активности в неделю у меня было 20-25 часов. Когда видишь такие цифры - как минимум успокаиваешь себя, потому что это подтверждается теорией (работать менеджером 8 часов в день продуктивно / эффективно - невозможно, в лучшем случае - 6 часов, постоянно сфокусированного времени).

Еще больше практик

Выше перечислены практики, которые я применяю в своей работе. Конечно же, не конечно. Уже после того, как рассылка вышла, мне попался дополнительный материал - я его оставлю здесь

Взято тут

И, согласно одной из статей Harvard Business Review - предлагают фокусироваться не на времени, а на энергии (силе, интересе), которую вы тратите или планируете потратить для ее выполнения. Мой вывод схожий. В статье вы найдете рекомендации, как этого можно достичь.

Периоды активности. Взлеты и Падения

Я логирую свою деятельность (активность за компьютером) - последние 13 лет. По этой истории я отслеживаю - насколько я продуктивный и эффективный был? Сколько времени я потратил на социальные сети? Сколько на работу? Сколько я работал за пределами рабочего времени?

И если смотреть в перспективе года - четко прослеживаются периоды взлетов продуктивности и падения. Заметны дни, когда я наиболее продуктивен, когда наименее. В летний и зимний кварталы - я менее активен. Среди недели есть дни, когда у меня “провал” в продуктивности. Но, в среднем по году, продуктивность не меняется - оценка 64 по версии RescueTime - постоянна для меня. Даже ковидный год (2020) - не сказался на эффективности, лишь отдельные периоды падения и роста.

Поэтому, важнее то, как вы себя чувствуете в конце дня. А не то, насколько вы видите себя продуктивным. Сфокусируйтесь на ощущениях - что вам подходит, что нет. Какие практики работают - испольуйте их. Если что-то не зашло - смело откладывайте. Мои графики показывают, что применение практикк личной эффективности принципиально влияют только на то, как я себя чувствую. Применение практик и разных инструментов на протяжении последней декады - не повлияло значительно на то, больше ли я стал работать. Но определенно влияет на то, как я себя чувствую. В конце дня или в конце года.

И тут я хочу подвести вас к выводу - личное планирование влияет на то, чувствуете ли вы себя эффективным, и вопросы в начале статьи должны заставить задуматься - зачем вам нужно развивать этот скил? Если вы чувствуете необходимость “взять” под свой контроль ваше время - это знак того, что нужно начать активно планировать ваш день, неделю, месяц. Вы стали увереннее в вашем дне? За уверенностью уйдут и практики планирования. И это - нормально. Планирование личного дня и анализ трат моего времени я применяю только когда чувствую, что я стал неэффективен (чувствую, а не вижу по цифрам) и активно прокрастинирую. Но, к сожалению, не смог выработать постоянную привычку планировать свой день. Упала ли ценность статьи от этого? :)

Последняя мысль. Я увлекаюсь личным планированием, когда мне нужно себя “замотивировать работать”. Сделать то, что я не хочу, не могу, мне не интересно. Может быть для вас это знак, что вам нужно отдохнуть или найти деятельность, которая интересна вас и вдохновляет без практик и инструментов выше?

Вопрос к вам :)

Укладывайтесь в срок!
Станислав

P.S. Книжку “Джедайские техники” я не прочитал. Может быть нужно?